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学校档案整理需遵循规范流程，确保档案的完整性、安全性和可利用性。以下是具体步骤及要点：
一、档案收集与筛选
剔除无保存价值或重复的材料，如过期文件、无关记录等，保留对学校运营、师生发展有重要参考价值的资料。
二、分类与编号
- 按部门（如教务、行政、人事）和文件类型（如教学档案、行政文件）进行横向分类；
- 按时间顺序（如年度）和保管期限（永久/30年/10年）进行纵向排列。
采用“类目号+年度+组号+张号”格式，例如“教学档案2023年第1学期第5组第3张”，便于检索。
三、装订与保管
纸质档案单份装订，A4大小为标准，去除金属物（10年以下可用订书钉），形成成本成册的报表、刊物等。
- 分类存放于档案室或专用柜，实行双人管理、加密加固；
- 电子档案与纸质档案同步录入管理系统，通过关键词快速检索。
四、管理制度与信息化
制度保障：
建立档案管理制度，明确管理人员职责、流通使用规范及档案安全要求。
利用档案管理系统整合纸质与电子资源，提升管理效率，同时定期备份数据防止丢失。
五、定期维护
定期核查档案完整性，更新过期或失效信息；
清理无用档案，优化存储结构，确保档案体系动态适应学校发展需求。
通过以上步骤，学校可系统化整理档案，既保障历史信息的传承，又提升档案利用效率。
